Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử trọn gói

Dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói tại Đại lý thuế Khang Phúc là đại lý chính thức của Viettel, Mobifone, M-Invoice, MISA và các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán khác. Khách hàng là doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi sử dụng dịch vụ kế toán thuế tại Đại lý thuế Khang Phúc sẽ được tư vấn pháp lý rõ ràng, hỗ trợ đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử, cài đặt, kết nối chữ ký số, tích hợp máy tính tiền, tư vấn về việc xuất hóa đơn hợp pháp.

1. Giới thiệu chung — Hóa đơn điện tử là gì và vì sao phải dùng

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được lập, ký số, gửi và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. HĐĐT có thể có mã của cơ quan thuế (CQT cấp mã trước khi phát hành) hoặc không có mã (do tổ chức, doanh nghiệp tự phát hành theo quy định). Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với CQT cũng là một dạng HĐĐT (đặc biệt áp dụng cho bán lẻ, bán hàng qua quầy).

Từ năm 2022, Việt Nam tiến mạnh sang nền tảng hóa đơn điện tử nhằm hiện đại hóa quản lý thuế, chống thất thu, giảm chi phí lưu trữ, và tối ưu quy trình kế toán — vì vậy mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều cần chuyển đổi và sử dụng HĐĐT theo quy định hiện hành.

2. Căn cứ pháp lý và mốc thời gian quan trọng

Những mốc pháp lý doanh nghiệp cần nắm rõ (tóm tắt):

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hướng dẫn quản lý và sử dụng hóa đơn): là văn bản nền tảng quy định hình thức HĐĐT có mã và không có mã, HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, thủ tục phát hành, lưu trữ. Có hiệu lực thực hiện từ 01/07/2022 một cách rộng rãi.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Nghị định 123): chi tiết hơn về việc lập, gửi, lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử.

• Nghị định 70/2025 (và các hướng dẫn mới liên quan — cập nhật 2025): quy định chặt hơn về xử lý hóa đơn điện tử viết sai, từ 01/06/2025 bắt buộc Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên phải sữ dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: doanh nghiệp không được tự ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai mà phải xử lý theo quy trình điều chỉnh/ thay thế/ lập biên bản thỏa thuận tùy trường hợp.

***Lưu ý quan trọng về thời điểm:

• Trước 01/07/2022: một số cơ sở kinh doanh đã phải áp dụng HĐĐT theo thông báo của CQT.

• Từ 01/07/2022: bắt buộc HĐĐT cho hầu hết các đối tượng (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân KD).

• Từ 01/06/2025: bổ sung yêu cầu xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ phải là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (khi doanh nghiệp lựa chọn) — dẫn tới nhu cầu POS/ phần mềm quản lý bán hàng tích hợp.

• Từ 01/01/2026 theo Đề án 3389/QĐ-BTC"Chuyển đổi mô hình và phương pháp quản lý thuế đối với hộ kinh doanh khi xóa bỏ thuê khoán", tất cả Hộ kinh doanh códoanh thu trên 200 triệu/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế khi bán hàng cung cấp hàng hóa, dịch vụ và chuyển qua kê khai, không còn áp dụng thuế khoán nữa.

3. Phân loại hóa đơn điện tử và lựa chọn phù hợp

Có 3 dạngchính doanh nghiệp cần hiểu rõ:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: CQT cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Dùng khi cần xác thực trước khi phát hành.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Do doanh nghiệp tự lập, chỉ cần đảm bảo quy trình, chữ ký số, lưu trữ theo quy định.

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền/ POS: Hóa đơn có mã, được khởi tạo trực tiếp từ thiết bị bán hàng có kết nối với CQT (áp dụng với bán lẻ, siêu thị, chuỗi cửa hàng).

Lựa chọn nhà cung cấp & gói phụ thuộc vào: số lượng hóa đơn phát hành hàng tháng/năm, loại hình bán hàng (B2B hay bán lẻ nhiều khách vãng lai), nhu cầu tích hợp với POS/ERP/Phần mềm kế toán, và ngân sách doanh nghiệp.

4. Lợi ích thực tiễn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

• Tiết kiệm chi phí: giảm in ấn, gửi, lưu trữ giấy, vận chuyển và nhân công.

• Năng suất & tốc độ: lập hóa đơn nhanh, gửi tức thì cho khách, giảm thời gian xử lý.

• Bảo mật & pháp lý: chữ ký số, mã xác thực CQT giúp tránh giả mạo.

• Lưu trữ lâu dài, tra cứu dễ dàng: thuận tiện cho kiểm toán và đối soát.

• Tương thích với cơ chế quản trị hiện đại: dễ tích hợp ERP, POS, accounting software.

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói tại Đại lý thuế Khang Phúc — nội dung chi tiết

Khang Phúc cung cấp dịch vụ trọn gói với phạm vi bao gồm:

A. Tư vấn chuyên sâu & khảo sát

• Phân tích mô hình bán hàng (B2B / B2C / cửa hàng, chuỗi, online).

• Đề xuất phương án: HĐĐT có mã hay không mã; tích hợp POS hay chỉ dùng web/app; số lượng hóa đơn phù hợp.

B. Chuẩn bị & nộp hồ sơ đến CQT

• Soạn mẫu số 01 (tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT), mẫu phụ lục nếu cần.

• Nộp trực tiếp/online đến cơ quan thuế và theo dõi kết quả đến khi được chấp thuận.

C. Cài đặt & cấu hình hệ thống

• Cài đặt phần mềm/ app HĐĐT (Viettel, Mobifone, M-Invoice, MISA hoặc nhà cung cấp khác theo nhu cầu).

• Kết nối chữ ký số, cấu hình mẫu hóa đơn, logo, thông tin công ty.

• Tích hợp với phần mềm kế toán (nếu có) hoặc hệ thống POS/ bán hàng.

D. Hướng dẫn sử dụng & chuyển giao

• Đào tạo nhân viên lập hóa đơn, kiểm tra, đối soát.

• Hỗ trợ phát hành hóa đơn đầu tiên (test end-to-end) — Khang Phúc thực hiện trực tiếp cùng khách hàng.

E. Hỗ trợ kỹ thuật & nghiệp vụ sau triển khai

• Hotline 24/7/ CSKH hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn, xử lý lỗi khi phát hành.

• Lưu trữ HĐĐT theo quy định (10 năm) và hỗ trợ trích xuất khi cần kiểm toán.

• Hỗ trợ chuyển đổi nhà cung cấp khi doanh nghiệp có nhu cầu (giữ nguyên dữ liệu, đảm bảo không gián đoạn).

6. Bảng giá tham khảo dịch vụ

Cam kết Khang Phúc: minh bạch giá, không phát sinh chi phí ẩn khi triển khai trọn gói (các khoản phí của nhà cung cấp sẽ được báo cụ thể trong hợp đồng).

►VIETTEL

Chi tiết gói giá HĐĐT:

Ghi chú: Giá hóa đơn đã bao gồm VAT

-          Phí khởi tạo hoá đơn 1.000.000đ/ lần duy nhất

-          Tặng miễn phí 6 tháng sử dụng chữ ký số sever HSM

-          Phí thiết kế: tuỳ theo nhu cầu của khách hàng

►MISA:

Hóa đơn điện tử MUA THÊM (áp dụng cho hộ kinh doanh có nhu cầu mua thêm hóa đơn điện tử)

Ghi chú:

-          Miễn phí hướng dẫn các thủ tục đăng ký phát hành, thiết kế mẫu và sử dụng hóa đơn.

-          Miễn phí lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm.

-          Không giới hạn thời gian sử dụng hóa đơn điện tử

-          Báo giá có hiệu lực từ ngày 18/06/2025

7. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai — hướng dẫn theo Nghị định 70/2025

Từ 01/06/2025, quy định xử lý hóa đơn viết sai chặt chẽ hơn: không được hủy hóa đơn điện tử đã lập sai theo cách cũ. Thay vào đó, doanh nghiệp xử lý bằng biện pháp điều chỉnh, thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/ thay thế kèm biên bản thỏa thuận với bên mua.

► Các trường hợp và cách xử lý:

1. Sai tên, địa chỉ bên mua:

   • Thông báo cho bên mua.

   • Lập mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế theo quy định (thông báo điều chỉnh thông tin).

2. Sai MST, tiền, thuế suất, nội dung hàng hóa/dịch vụ:

   • Thông báo cho bên mua; lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên (ghi rõ số, ký hiệu hóa đơn sai và nội dung điều chỉnh).

   • Lập hóa đơn điều chỉnh (có ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số …”) hoặc thay thế (có ghi “Thay thế cho hóa đơn mẫu số …”).

3. Trong cùng tháng có nhiều HĐĐT sai cùng lỗi cho cùng một người mua:

   • Có thể lập chung 1 hóa đơn điều chỉnh/ thay thế kèm 01/BK-ĐCTT — bảng kê chi tiết các hóa đơn đã lập sai.

»Khang Phúc hỗ trợ khách hàng trong mọi bước: soạn biên bản thỏa thuận, mẫu 04/SS-HĐĐT, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và nộp hồ sơ lên CQT.

8. Tích hợp HĐĐT với máy tính tiền, POS và phần mềm bán hàng — lưu ý từ 2025

Từ 2025, nhiều doanh nghiệp bán lẻ (kho, cửa hàng, chuỗi) cần xuất hóa đơn cho khách lẻ từ máy tính tiền/ POS có kết nối dữ liệu với CQT. Doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Mua máy POS/ máy tính tiền hay đăng ký phần mềm quản lý bán hàng có chức năng khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

• Tích hợp giữa phần mềm bán hàng và hệ thống HĐĐT (để tránh nhập liệu thủ công).

• Quy trình đối soát giữa POS và dữ liệu HĐĐT cấp mã.

»Khang Phúc tư vấn giải pháp phù hợp (mua POS, thuê giải pháp cloud, hoặc tích hợp phần mềm hiện có) và triển khai tích hợp, test trước khi go-live.