Dịch vụ bảo hiểm xã hội tại đại lý thuế Khang Phúc

1. Giới thiệu chung

Khi doanh nghiệp mới thành lập và bắt đầu tuyển dụng nhân sự, một trong những thủ tục bắt buộc phải thực hiện là đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc theo Luật BHXH 2024 được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2024, thay thế Luật BHXH 2014, Có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025, mà còn là nền tảng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và thể hiện sự tuân thủ của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, thực tế nhiều doanh nghiệp — đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập — thường gặp khó khăn khi làm thủ tục BHXH lần đầu:

• Không rõ cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại địa bàn nào.

• Không biết cách chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã đơn vị đúng quy định.

• Gặp lỗi khi kê khai điện tử qua dịch vụ công trực tuyến của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

• Mất thời gian đi lại nhiều lần vì hồ sơ bị trả về.

Hiểu rõ những vướng mắc này, Đại lý thuế Khang Phúc cung cấp dịch vụ làm bảo hiểm xã hội lần đầu và các dịch vụ khác liên quan đến BHXH trọn gói – hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả, đảm bảo doanh nghiệp giải quyết các thủ tục liên quan đến BHXH hợp lệ nhanh chóng, đúng luật, tiết kiệm tối đa thời gian.

2. Bảo hiểm xã hội lần đầu là gì?

Bảo hiểm xã hội lần đầu (hay còn gọi là bảo hiểm xã hội ban đầu) là thủ tục đăng ký mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có lao động.

Khi doanh nghiệp mới phát sinh nhân sự có ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên, đơn vị cần tiến hành đăng ký mã số đơn vị tại cơ quan BHXH quản lý địa bàn. Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp sẽ dùng mã này để thực hiện các nghiệp vụ sau:

• Báo tăng, báo giảm lao động.

• Nộp tờ khai BHXH, BHYT, BHTN.

• Đăng ký giao dịch điện tử qua qua dịch vụ công trực tuyến của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

• Thủ tục BHXH lần đầu gồm 3 bước chính:

-       Thứ nhất: Soạn và nộp hồ sơ đăng ký mã đơn vị tham gia BHXH.

-        Thứ 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online qua qua dịch vụ công trực tuyến của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

-        Thứ 3: Nhận kết quả – mã đơn vị BHXH của doanh nghiệp.

→ Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp phải đăng ký giao dịch điện tử để thực hiện các thủ tục báo tăng, nộp BHXH định kỳ mà không cần nộp hồ sơ giấy.

3. Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu?

3.1. Về mặt pháp lý

Theo Khoản 1, Điều 2 – Luật Bảo hiểm xã hội 2014, tất cả người lao động Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 tháng trở lên đều thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH.
Điều này đồng nghĩa:

“Mọi doanh nghiệp có phát sinh lao động đều phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc.”

Nếu doanh nghiệp không thực hiện:

• Có thể bị xử phạt hành chính từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

• Khi thanh tra thuế hoặc BHXH, cơ quan chức năng có thể truy thu toàn bộ thời gian chưa đóng BHXH, kèm tiền lãi chậm nộp.

3.2. Về mặt phúc lợi – an sinh xã hội

Tham gia BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn:

• Đảm bảo chính sách an sinh cho người lao động (hưởng chế độ thai sản, ốm đau, hưu trí…).

• Tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín, có chính sách nhân sự minh bạch.

• Giúp giữ chân người lao động lâu dài, giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Đặc biệt, trong môi trường tuyển dụng cạnh tranh hiện nay, việc doanh nghiệp có đầy đủ BHXH – BHYT – BHTN là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

3.3.Luật BHXH 2024 được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2024, thay thế Luật BHXH 2014, Có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025 Mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc  

      -    Bổ sung nhóm người quản lý doanh nghiệp, người đại diện pháp luật

• Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, nếu có hưởng tiền lương, bắt buộc phải tham gia BHXH.

• Quy định này nhằm đảm bảo công bằng giữa người lao động và người điều hành doanh nghiệp — vì thực tế, họ vẫn là người có thu nhập thường xuyên từ hoạt động quản lý.

• Ví dụ:

  • Giám đốc công ty TNHH, Tổng giám đốc công ty cổ phần, Chủ tịch HĐTV, HĐQT nếu nhận lương → phải tham gia BHXH bắt buộc.

  • Nếu không hưởng lương (chỉ nhận cổ tức, lợi nhuận) → không thuộc diện bắt buộc.

-         Chủ hộ kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể

• Lần đầu tiên, chủ hộ kinh doanh (có đăng ký kinh doanh) được tham gia BHXH bắt buộc, tương tự như doanh nghiệp.

• Đây là điểm mới rất quan trọng, giúp hàng triệu hộ kinh doanh nhỏ lẻ có cơ hội được bảo vệ quyền lợi an sinh xã hội (hưu trí, thai sản, ốm đau…).

• Cụ thể:

  • Chủ hộ kinh doanh có đăng ký và trả lương cho người lao động → bắt buộc phải đóng BHXH cho người lao động.

  • Đồng thời, bản thân chủ hộ được phép đăng ký tham gia BHXH bắt buộc như người lao động tại đơn vị của mình.

-       Giảm thời gian tối thiểu để hưởng lương hưu

• Luật mới quy định chỉ cần đóng từ đủ 15 năm BHXH trở lên (trước đây là 20 năm) để được hưởng lương hưu hàng tháng khi đủ tuổi.

• Mục tiêu: tạo điều kiện cho người lao động cao tuổi hoặc gián đoạn thời gian công tác vẫn có thể được hưởng lương hưu.

4. Quy trình đăng ký tham gia BHXH tại Khang Phúc

Tùy vào tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, quy trình đăng ký sẽ chia thành hai trường hợp chính:

►Trường hợp 1 – Doanh nghiệp mới thành lập

Đối với doanh nghiệp mới đăng ký kinh doanh, chưa có mã đơn vị tham gia BHXH, Khang Phúc sẽ hỗ trợ theo 2 bước:

Bước 1: Gửi hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm để lấy mã đơn vị
Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao công chứng Giấy phép kinh doanh (GPKD);

• Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK3-TS).

Sau khi cơ quan BHXH tiếp nhận và cấp mã đơn vị, doanh nghiệp sẽ có mã số quản lý riêng, dùng để khai báo lao động và thực hiện các giao dịch điện tử sau này.

Bước 2: Làm thủ tục báo tăng lao động tham gia BHXH
Hồ sơ gồm:

• Hợp đồng lao động và bảng lương của nhân viên;

• Thông tin nhân viên báo tăng/giảm;

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

»Khang Phúc sẽ thay mặt doanh nghiệp hoàn tất toàn bộ quy trình, nộp hồ sơ điện tử, theo dõi quá trình duyệt và phản hồi cho doanh nghiệp ngay khi được cấp sổ hoặc thông báo kết quả.

►Trường hợp 2 – Doanh nghiệp đã hoạt động, đã có mã đơn vị

Với doanh nghiệp đã có mã đơn vị BHXH, Khang Phúc sẽ trực tiếp thực hiện thủ tục báo tăng/giảm lao động qua giao dịch điện tử.
Toàn bộ quy trình sẽ được thực hiện trên phần mềm của cơ quan BHXH hoặc phần mềm kê khai điện tử.

Thời gian xử lý hồ sơ tùy thuộc vào từng cơ quan BHXH, thông thường dao động từ 5–15 ngày làm việc.

Sử dụng dịch vụ tại Khang Phúc, doanh nghiệp sẽ không cần đi lại nhiều lần, được theo dõi hồ sơ qua email hoặc Zalo, và nhận kết quả hoàn thiện ngay tại văn phòng.

5. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Hồ sơ bao gồm:

1. Tờ khai đơn vị tham gia BHXH (mẫu TK3-TS).

2. Danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS).

3. Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh.

4. Hợp đồng lao động của từng nhân viên.

5. Bản sao CCCD của người đại diện pháp luật.

6. Văn bản đăng ký giao dịch điện tử (nếu đăng ký online).

Tùy từng địa phương, cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung thêm thông tin về người phụ trách kê khai hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

6. Lưu ý quan trọng khi đăng ký BHXH lần đầu

► Doanh nghiệp phải đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động đầu tiên.
► Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã đơn vị BHXH duy nhất tại nơi đặt trụ sở chính.
► Nếu doanh nghiệp chuyển địa chỉ khác quận hoặc khác tỉnh, phải:

• Báo giảm toàn bộ nhân viên.

• Chốt sổ BHXH cũ.

• Làm hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu tại địa bàn mới.
  *Lao động đã có sổ BHXH sẽ chỉ cấp thẻ BHYT mới; nếu mất sổ phải làm thủ tục cấp lại trước khi báo tăng.

»Việc nắm rõ các lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi đăng ký và hạn chế bị cơ quan BHXH trả hồ sơ.

-        Từ năm 2025, tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội (tính trên tiền lương đóng BHXH) được quy định như sau:

–>Tổng cộng: 32% tiền lương phải được trích nộp hàng tháng cho cơ quan BHXH.

-       Hình thức đóng BHXH:

• Theo tháng: chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng.

• Theo quý hoặc 6 tháng/lần: chỉ áp dụng với doanh nghiệp nông – lâm – ngư nghiệp trả lương theo sản phẩm hoặc khoán.

7. Vì sao nên chọn Khang Phúc?

•  Đại lý thuế chuyên nghiệp – uy tín: có kinh nghiệm thực hiện hàng trăm hồ sơ BHXH cho doanh nghiệp mới mỗi năm.

•  Hiểu rõ quy trình địa phương: đảm bảo hồ sơ hợp lệ, nộp đúng nơi – đúng thời hạn.

•  Tiết kiệm tối đa thời gian: doanh nghiệp không cần đi lại hay làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH.

•  Hỗ trợ tận tâm – không phát sinh chi phí ẩn: chỉ thanh toán khi nhận kết quả hoàn tất.

•  Bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp và người lao động

-        Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp đi vào hoạt động hợp pháp, minh bạch và bền vững.

-        Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị tuyển dụng nhân sự hoặc vừa mới thành lập, hãy để Đại lý thuế Khang Phúc đồng hành — giúp bạn hoàn tất toàn bộ hồ sơ, đăng ký mã đơn vị BHXH, kích hoạt giao dịch điện tử nhanh chóng chỉ trong 1–3 ngày làm việc.

►Liên hệ ngay Đại lý thuế Khang Phúc để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá ưu đãi cho dịch vụ trọn gói BHXH – Thuế – Kế toán.

1. Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH 2024 có điểm gì mới doanh nghiệp cần lưu ý?

Trả lời:
→Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025) bổ sung nhiều quy định quan trọng, cụ thể:

• Người đại diện pháp luật, giám đốc, chủ tịch công ty nếu hưởng lương sẽ phải tham gia BHXH bắt buộc.

• Chủ hộ kinh doanh cá thể có đăng ký kinh doanh cũng được phép tham gia BHXH bắt buộc tương tự doanh nghiệp.

• Thời gian đóng tối thiểu để hưởng lương hưu giảm từ 20 năm còn 15 năm.

• Người tham gia BHXH tự nguyện được mở rộng quyền lợi (thêm chế độ thai sản).
  Những thay đổi này giúp mở rộng độ bao phủ an sinh, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH cho người lao động và người quản lý.

2. Khi doanh nghiệp mới thành lập, cần thực hiện thủ tục BHXH lần đầu trong bao lâu?

Trả lời:
→Theo quy định, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên, doanh nghiệp phải:

1. Đăng ký mã đơn vị BHXH tại cơ quan BHXH quản lý địa bàn;

2. Báo tăng lao động tham gia BHXH bắt buộc.
   Nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 12–15% tổng số tiền phải đóng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, đồng thời bị truy thu toàn bộ thời gian chưa đóng BHXH.

3. Hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu gồm những giấy tờ gì?

Trả lời:
→Hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu tại Đại lý thuế Khang Phúc bao gồm:

• Bản sao công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh (GPKD);

• Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK3-TS);

• Danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS);

• Bản sao hợp đồng lao động và CCCD của người lao động;

• Văn bản đăng ký giao dịch điện tử (nếu thực hiện online).
  Sau khi cơ quan BHXH duyệt hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp mã đơn vị BHXH – mã định danh duy nhất để thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo.

4. Quy trình đăng ký BHXH lần đầu qua dịch vụ công trực tuyến diễn ra thế nào?

Trả lời:
→Quy trình được thực hiện 100% trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam:

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điện tử (mẫu TK3-TS, GPKD, danh sách lao động).

2. Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp → Chọn mục “Đăng ký mã đơn vị tham gia BHXH”.

3. Bước 3: Tải hồ sơ lên hệ thống, ký số bằng chữ ký số điện tử.

4. Bước 4: Theo dõi trạng thái xử lý → Nhận kết quả qua email hoặc tài khoản giao dịch.
   → Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp tiếp tục báo tăng lao động, đăng ký giao dịch điện tử và thực hiện nộp BHXH hàng tháng.
   Khang Phúc có thể thay mặt doanh nghiệp hoàn tất toàn bộ quy trình này trong 1–3 ngày làm việc.

5. Khi đã có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện báo tăng lao động như thế nào?

Trả lời:
→Thủ tục báo tăng lao động tham gia BHXH được thực hiện như sau:

• Hồ sơ gồm:

  • Hợp đồng lao động, bảng lương nhân viên;

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK1-TS);

  • Danh sách lao động tăng (mẫu D02-TS).

  • Cơ quan BHXH duyệt hồ sơ trong 5–15 ngày làm việc.
    → Khang Phúc sẽ nộp, theo dõi, nhận kết quả và thông báo trực tiếp cho doanh nghiệp khi hoàn tất.

6. Trường hợp cần báo giảm lao động thì thực hiện ra sao?

Trả lời:
Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp phải báo giảm BHXH trong 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
Hồ sơ gồm:

• Danh sách lao động giảm (mẫu D02-TS);

• Quyết định chấm dứt hợp đồng;

• Báo cáo điều chỉnh lao động (mẫu TK1-TS nếu có thay đổi).
  Sau khi báo giảm, doanh nghiệp cần đóng đủ phần BHXH đến tháng nghỉ việc cuối cùng.
  Nếu nhân viên mất sổ BHXH, cần làm thêm thủ tục cấp lại sổ trước khi báo tăng ở đơn vị mới.

7. Khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ khác quận hoặc tỉnh thì xử lý mã BHXH như thế nào?

Trả lời:
→Do mã đơn vị BHXH gắn liền với địa bàn quản lý, khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ khác quận hoặc khác tỉnh, cần:

1. Báo giảm toàn bộ lao động tại nơi cũ;

2. Chốt sổ BHXH cho người lao động;

3. Nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu tại địa bàn mới để được cấp mã đơn vị BHXH mới.
   Đại lý thuế Khang Phúc có thể hỗ trợ trọn gói quy trình này – đảm bảo không gián đoạn việc đóng BHXH cho người lao động.

8. Hộ kinh doanh có được tham gia BHXH bắt buộc từ năm 2025 không?

Trả lời:
→Có. Theo Luật BHXH 2024 (hiệu lực 1/7/2025), chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh được tham gia BHXH bắt buộc, tương tự doanh nghiệp.

• Nếu hộ kinh doanh có lao động → phải đóng BHXH cho người lao động.

• Chủ hộ được phép đăng ký tham gia BHXH cho chính mình, giúp được hưởng các quyền lợi như: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất.
  Đây là chính sách mới giúp mở rộng an sinh xã hội, nhất là với nhóm hộ cá thể, tiểu thương.

9. Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN từ năm 2025 là bao nhiêu?

Trả lời:
→Theo quy định hiện hành áp dụng từ 01/7/2025, tổng mức đóng BHXH được tính như sau:

Hình thức nộp:

• Theo tháng: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng;

• Theo quý: chỉ áp dụng với đơn vị nông – lâm – ngư nghiệp trả lương theo sản phẩm hoặc khoán.

10. Vì sao nên chọn Đại lý thuế Khang Phúc để làm thủ tục BHXH?

Trả lời:

• Chuyên nghiệp & am hiểu quy định địa phương: Khang Phúc xử lý hàng trăm hồ sơ BHXH mỗi năm, đảm bảo đúng quy trình, đúng luật.

• Tiết kiệm tối đa thời gian: Doanh nghiệp không phải đi lại hay làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH.

• Hỗ trợ đầy đủ từ A–Z: Tư vấn – Soạn hồ sơ – Nộp trực tuyến – Theo dõi kết quả.

• Cập nhật chính sách mới nhất (Luật BHXH 2024) để hồ sơ luôn hợp lệ.

• Bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp và người lao động.

»Khang Phúc là đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh hoàn tất thủ tục BHXH trọn gói, đảm bảo đúng luật – nhanh – hiệu quả.